Sự hợp tác ăn ý chính là chìa khóa dẫn đến thành công cho các team nhỏ khi thời gian và tiền bạc của họ bị hạn chế. Max Yoder, nhà thành lập đồng thời là CEO của công ty phần mềm Lessonly, là người đầu tiên thử vận hành một team nhỏ hoạt động dưới áp lực thời gian và kinh phí. Sau nỗ lực đưa phần mềm Lessonly vào sử dụng, ông đã chọn ra được cho mình những nhân viên kỳ cựu đồng thời tăng số thành viên trong mỗi team ở công ty lên đến 60 người, đủ đáp ứng 500,000 khách hàng của công ty.
Khi các team đã vững mạnh, Yoder đã đúc kết ra khía cạnh chủ chốt giúp mọi team có thể hợp tác ăn ý với nhau và đó cũng chính là giá trị cốt lõi của phần mềm Lessonly. Sau đây là ba điều mà ông lưu ý:
1. Trước khi sẵn sàng làm việc gì đó, hãy chia sẽ
Vì mỗi bước đi của thành viên trong nhóm đều ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động, điều này có thể gây ra những vấn đề khó nhằn nếu một thành viên trong nhóm dành quá nhiều thời gian vào công việc không cần thiết nào đó. Đó là lý do vì sao mà khi bắt đầu một dự án, các thành viên trong nhóm nên ngồi lại với nhau để thảo luận dù cho những ý kiến, quan điểm đó có hoàn chỉnh hay không.
Ông Yoder chia sẽ: “Chia sẽ trước khi bắt tay vào làm việc gì sẽ giúp các thành viên trong nhóm tránh khỏi việc tự chôn mình vào vấn đề hóc búa nào đó làm lãng phí thời gian. Nếu được góp ý từ sớm hay trước khi bắt tay vào việc, họ sẽ tìm được hướng đi đúng và giúp công việc hoàn thành trôi chảy”.
Mục đích ở đây là nhằm tránh những rắc rối do các công việc không có sự thống nhất gây ra. Có thể sẽ bạn sẽ hơi khó chịu khi phải chia sẽ ý kiến quan điểm của mình trước khi có bảng mô tả công việc chi tiết nhưng đây chính là phần quan trọng nhất nhằm đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều thực hiện đúng việc và đúng tiến độ. Khi nhận được những lời góp ý từ sớm, các thành viên trong nhóm sẽ nhanh chóng bắt kịp được công việc và tự tin hoàn thành mục tiêu được giao.
2. Nên có những tranh cãi
Thật sự mà nói là chia sẽ ý kiến, quan điểm của mình quả thực không dễ dàng gì trừ khi cả team đều thực sự muốn thảo luận. Nhưng để bác bỏ ý kiến người khác đang phát biểu có thể hơi khó khăn một chút.
Yoder nói: “Chúng ta thường thích làm người khác hài lòng nhưng chúng ta không biết làm thế nào để bắt đầu một cuộc nói chuyện thẳng thắn. Đây không phải là công việc tự nhiên mà có được mà cần đòi hỏi sự tinh tế. Chúng ta thường cảm thấy mình thô lỗ khi nói thẳng với ai đó về quan điểm của mình với vấn đề của họ nhưng thực tế là ta nếu không thẳng thắn thì đồng nghĩa với việc bạn không tôn trọng đối phương”.
Các lời phản bác trực tiếp, chân thành sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo chỉ có các ý tưởng xuất sắc nhất mới được thực thi. Điều này còn giúp các thành viên trong nhóm tôn trông lẫn nhanh và phát triển thế mạnh của mỗi cá nhân. Những lời góp ý này có thể sẽ khiến bạn khó chịu khi nghe nhưng trong thực tiễn sẽ giúp mọi thành viên trong nhóm nhận ra giá trị thực sự của bản thân.
3. Góp ý trong hòa bình
Các cuộc tranh cãi giữa các thành viên trong nhóm sẽ được hạn chế ngay từ lúc bắt đầu nếu các thành viên trong nhóm biết nhường nhịn lẫn nhau. Các lời góp ý, bình luận nên có hướng đóng góp và xuất phát với sự tôn trọng và thấu hiểu. Cá nhân người đang được góp ý cần biết rằng họ không bị cô lập và là mục tiêu để trỉ trích.
Ông Yoder chia sẽ: “Là thành viên trong một nhóm, ai trong chúng ta đều muốn quan điểm của mình là đúng, là trên hết. Lý do mà tôi đưa ra lời góp ý này là vì tôi nghĩ nó có thể giúp quan điểm của bạn chinh phục các thành viên trong nhóm nhanh hơn. Quả thực là tôi không muốn bạn đưa ra các quan điểm sai của mình và cho đó là đúng”.
Chia sẽ trước khi sẵn sàng, nên có những tranh cãi và góp ý trong hòa bình sẽ tạo thành một chuỗi liên kết với nhau. Góp ý trong hòa bình sẽ giúp các tranh cãi giảm bớt sự gay gắt và các tranh cãi sẽ tăng cường sự sẻ chia trước khi bắt tay thực hiện việc gì đó. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy các chia sẻ của mình là thừa thải hay nhận được những góp ý không đâu vào đâu sẽ khiến họ cảm thấy mình không được tôn trọng và do đó hạn chế nói lên quan điểm của mình, điều này chẳng khác gì tự đào hố chôn mình.
Nói cách khác, nếu chuỗi liên kết đó được thực thi lâu dài và áp dụng cả ba khía cạnh này vào các team thì việc vận hành của doanh nghiệp sẽ trở nên mượt mà khi các thành viên trong nhóm đều sử dụng hợp lý thời gian và năng lượng của mình vào công việc nhằm cho ra thành quả tốt nhất.
