Lắng Nghe Chính Là Chìa Khóa Giúp Buổi Họp Kết Thúc Nhanh Chóng Và Thuận Lợi

Sabina Nawaz

Đây là bài viết rất hay của tác giá Sabina Nawaz được lamphimquangcao.tv thuật lại. Mời các bạn cùng theo dõi nhé!

Vài tháng trước, nữ CEO khiếm thính mang tên Elana đã đến gặp tôi để trao đổi một số vấn đề. Khi chúng tôi bàn về các kỹ năng lãnh đạo và tổ chức chính trị của cô, tôi nhận thấy rằng Elana quả thực là một thính giả tuyệt vời. Là một người khiếm thính, Elana lại càng tò mò về cái mà cô ta muốn nghe. Trong buổi gặp mặt này, chúng tôi đều trò chuyện với nhau ở tốc độ vừa phải. Elana chẳng hề ngắt lời tôi và tôi cũng ngừng nói khi thấy Elana đang ghi chú để cô ấy có thể đọc được những từ ngữ phát ra từ miệng tôi là gì. Chúng tôi dễ dàng hiểu nhau vì Elana luôn hỏi về những gì cô ấy thắc mắc hay chưa rõ.

Dù nói ở tốc độ chậm, nhưng buổi họp của chúng tôi lại bao gồm nhiều thứ hơn các buổi họp khác bởi vì cả hai chúng tôi đều chú tâm vào những gì người kia đang chia sẽ và hạn chế ngắt quãng. Chúng tôi đều đi vào trọng tâm vấn đề rất nhanh. Nói và nghe chậm ở tốc độ vừa phải không chỉ giúp chúng tôi kết thúc buổi họp nhanh hơn mà còn giúp cho buổi họp tới lại thêm hữu hiệu.

Khi chúng tôi cộng tác với nhau vào năm nay, tôi nhận thấy khả năng giao tiếp và lắng nghe của Elana qua từng buổi họp chính là kỹ năng mà mọi leader cần nên có. Để có thể lắng nghe chậm và kỹ càng như Elana, sau đây là bốn bước mà những người khiếm thính hay người bình thường cần nắm chắc:

1. Hiểu những gì đang nói.

Hãy đặt hết tâm tư, tình cảm và thấu hiểu rõ những gì người ta đang phát biểu. Elana chia sẻ: “Ở trường hợp này tôi đều chú ý lắng nghe những gì người ta đang nói. Tôi có thể không bao giờ làm nhiều việc riêng khác trong buổi trò chuyện”. Nhưng điều này không có nghĩa Elana không làm được nhiều việc khi đang họp mà đơn giản là cô chọn không làm việc đó khi người ta đang nói để có thể chú tâm hơn vào đôi môi của người nói để hiểu rõ người ta đang muốn nói gì. Nhưng làm thế nào để hiểu rõ những gì đang được nói trong buổi họp? Bạn có thể làm điều này đơn giản là chỉ việc gạt các thiết bị di động, điện tử sang một bên và ghi chú bên lề văn bản của cuộc họp. Dạng ghi chú này sẽ giúp bạn chú ý hơn vào người nói và tạm thời gạt bỏ những suy nghĩ có thể làm xao nhãng bạn.

2. Thuật lại những gì đã được nói.

Khi nghe ai đó nói, hãy chuyển lời nói của họ thành ngữ cảnh cụ thể. Điều này có nghĩa là gì? Tùy theo mục đích của cuộc họp, về những gì người nói quan tâm hay những gì được nói trước đó mà ngữ cảnh nên ra sao cho phù hợp. Ví dụ nếu bản báo cáo cần thêm nguồn, bạn có thể thuật lại nó để dự án có thể tiến triển tốt và nhu cầu của khách hàng sẽ thực tế hơn hoặc khi dự án tiến triển chậm chạp hay mọi người trong team chưa chuẩn bị tốt. Mọi thứ sẽ đều phụ thuộc vào ngữ cảnh. Hãy tận dụng những gì bạn biết để thuật lại lời nói của họ hoặc là hỏi lại nếu bạn thắc mắc.

3. Làm rõ những gì được nói.

Đừng bao giờ cho rằng bạn đã hiểu. Hãy xác nhận lại những gì người nói đã nói. Diễn giải lại những gì được nghe có lẽ là cách đơn giản nhất. Điều này sẽ giúp bạn thâu tóm lại toàn bộ vấn đề được nói và làm rõ những chỗ còn thắc mắc. 

4. Nói lên quan điểm của bạn về cái được nói.

Đây là bước nhiều người thường bỏ qua. Hãy để mọi người cùng xem quan điểm của bạn là như thế nào. Elana chia sẻ: “Tôi luôn xem xem liệu suy nghĩ của tôi đối với vấn đề được nghe ra sao”. Quan điểm của cô sẽ được hình thành trên những gì người nói phát biểu và giúp cô xây dựng thêm nhiều ý tưởng khác. Thay vì vội vã tìm ra những luận điểm để phản đối, hãy so sánh góc nhìn của bạn với vấn đề đang được nói hoặc những điểm sáng giá khác trong buổi họp. Từ quan điểm đó, hãy phát triển thêm những lập luận, lí lẽ khác giúp buổi thảo luận trở nên phong phú hơn.

Bốn bước trên đây có lẽ lạ lẫm với những người chưa quen hoặc mới lần đầu tiếp xúc với nó. Tuy nhiên trong thực tiễn, lắng nghe chậm rãi sẽ làm giúp giảm thảo sự ngắt quãng không cần thiết hay những xung đột và làm tăng tính minh bạch, rõ ràng. Qua đó sẽ giúp bạn kết thúc buổi họp nhanh hơn và sẵn sàng cho các buổi họp kế tiếp.

Post Author: Tu Vo