Ai cũng có thể có thật nhiều ý tưởng, với các startup hay cả trong lĩnh vực sáng tạo, ra một ý tưởng thật sự không phải đó là một sự kiện chấn động. Các ý tưởng này phải được đi qua một quá trình kiểm duyệt gắt gao, kiểm chức, so sánh, thử nghiệm, ghi nhận và sửa đổi cho đến khi thực sự mất hết các định kiến, thiên vị khi đưa ra quyết định.
Điều này lý giải vì sao tốc độ ra sản phẩm của các tổ chức lớn luôn hiệu quả, ý tưởng được triển khai thành sản phẩm phát hành mang yếu tố thương mại tối thiểu hóa được rũi ro kinh doanh. Điều này càng sống còn hơn với mọi startup hoặc một sản phẩm muốn đưa ra thị trường.
Chỉ cần suy nghĩ đơn giản, quản trị được chuỗi các ý tưởng có hệ thống, chui rèn, tạo tác từ những thứ thô thiển trở thành hữu dụng, đó là mục tiêu của việc quản trị ý tưởng qua một loop có tổ chức.
Cách Tổ Chức Và Biến Ý Tưởng Có Chọn Lọc, Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Video này giải thích khái niệm idea management – một phương pháp có hệ thống để thu thập, phát triển, đánh giá và ưu tiên các ý tưởng nhằm tạo ra giá trị thực tế cho tổ chức. Trên bề mặt, ý tưởng có vẻ là thứ xuất hiện liên tục và rất tự nhiên: ai cũng có ý tưởng mỗi ngày. Tuy nhiên trong môi trường doanh nghiệp, việc quản lý những ý tưởng đó một cách có hệ thống lại có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với kết quả đổi mới và hiệu suất kinh doanh. Idea management thực chất là cách tổ chức khai thác kiến thức tập thể của toàn bộ tổ chức – từ các ý tưởng táo bạo về mô hình kinh doanh mới cho tới những cải tiến nhỏ trong quy trình vận hành, sản phẩm hoặc trải nghiệm nhân viên.
Trong bức tranh lớn của innovation management, idea management đóng vai trò như đầu vào của pipeline đổi mới. Các ý tưởng đi vào ở một đầu của hệ thống và nếu được chọn lọc, phát triển và triển khai thành công thì sẽ trở thành các innovation ở đầu kia. Điều này khiến idea management trở thành một phần rất quan trọng của quá trình đổi mới. Trong thực tế, các công ty chỉ có thể triển khai một phần nhỏ các ý tưởng mà họ có, và chỉ một phần trong số đó tạo ra kết quả thực sự lớn. Vì vậy bất kỳ phương pháp nào giúp cải thiện tỷ lệ chọn đúng ý tưởng và thực thi thành công đều có thể tạo ra tác động lớn tới hiệu quả chung của tổ chức. Ngoài ra, idea management còn mang lại những lợi ích “mềm” nhưng quan trọng như tăng tính minh bạch, cải thiện chia sẻ thông tin và thúc đẩy văn hóa đổi mới trong doanh nghiệp.
Một thách thức lớn trong idea management là ý tưởng xuất hiện ở khắp nơi nhưng phần lớn lại không tốt. Ngay cả trong những môi trường đổi mới hàng đầu, phần lớn ý tưởng vẫn thất bại. Do đó vấn đề thực sự không phải là tạo ra nhiều ý tưởng hơn mà là lọc ra những ý tưởng tốt và biến chúng thành giá trị thực tế. Một khó khăn khác là những người ra quyết định trong các tổ chức lớn thường khá xa rời thực tế của khách hàng hoặc nhân viên tuyến đầu – nơi thường xuất hiện những ý tưởng tốt nhất. Khi khoảng cách này tồn tại, nhiều ý tưởng giá trị sẽ không bao giờ được nhìn thấy hoặc được đánh giá đúng mức. Thêm vào đó, những người có ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng giỏi trình bày, trong khi những người kể chuyện hấp dẫn đôi khi lại khiến những ý tưởng yếu kém được chú ý nhiều hơn. Vì vậy các tổ chức cần tạo ra hệ thống đánh giá ý tưởng dựa trên giá trị thực tế chứ không phải dựa trên người trình bày.
Một thách thức khác là tách biệt ý tưởng với vấn đề mà nó cố gắng giải quyết. Trong nhiều trường hợp, một vấn đề rất quan trọng được phát hiện nhưng giải pháp được đề xuất lại không tốt. Khi người khác đánh giá ý tưởng, họ thường đánh giá chính giải pháp đó thay vì nhìn vào vấn đề gốc. Idea management tốt giúp phát hiện những mẫu ý tưởng tương tự xuất hiện từ nhiều người khác nhau, từ đó nhận ra những vấn đề quan trọng cần được nghiên cứu sâu hơn. Đồng thời, idea management cũng cần gắn chặt với mục tiêu chiến lược của tổ chức, bởi nếu quá trình tạo ý tưởng tập trung vào những vấn đề “nice-to-have” thì kết quả cuối cùng sẽ không tạo ra tác động lớn.
Một nguyên tắc quan trọng cần nhớ là ý tưởng không có giá trị nếu không được triển khai. Do đó hệ thống idea management cần đi kèm với cấu trúc tổ chức và nguồn lực để thực hiện các ý tưởng tốt. Nếu không có các cơ chế như vậy, việc triển khai sẽ phụ thuộc vào nỗ lực cá nhân của từng người – điều này không bền vững trong dài hạn. Trong thực tế có hai cách tiếp cận chính đối với idea management: một là các campaign tập trung, nơi tổ chức mở các chiến dịch thu thập ý tưởng trong một khoảng thời gian nhất định; hai là quy trình liên tục và phi tập trung, nơi từng nhóm hoặc đơn vị trong tổ chức quản lý và phát triển ý tưởng của riêng họ. Phương pháp thứ hai thường bền vững hơn vì quyết định và triển khai diễn ra gần với nơi ý tưởng xuất hiện nhất.
Ở cấp độ quy trình, idea management thường gồm các bước cơ bản: thu thập ý tưởng, thảo luận và cải tiến chúng, đánh giá và ưu tiên, sau đó triển khai hoặc tiếp tục thử nghiệm và xác nhận trước khi triển khai. Tuy nhiên chi tiết của quy trình có thể thay đổi tùy theo quy mô đầu tư và mức độ rủi ro của ý tưởng. Những dự án lớn cần cơ chế quản trị chặt chẽ và chia nhỏ thành nhiều giai đoạn, trong khi những cải tiến nhỏ có thể được thực hiện nhanh chóng bởi một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ.
Để idea management hoạt động hiệu quả, tổ chức cần chú ý một số nguyên tắc thực hành. Trước hết, cách đặt câu hỏi khi thu thập ý tưởng rất quan trọng: nếu chỉ yêu cầu “ý tưởng bất kỳ”, bạn sẽ nhận được nhiều ý tưởng ngẫu nhiên và ít giá trị. Nhưng nếu yêu cầu ý tưởng nhằm giải quyết một mục tiêu chiến lược cụ thể, chất lượng ý tưởng sẽ cao hơn nhiều. Thứ hai, idea management nên được tích hợp vào quy trình làm việc hàng ngày để trở thành thói quen của tổ chức. Và cuối cùng, dù khái niệm có vẻ đơn giản, idea management thực chất liên quan tới nhiều bên liên quan và quy trình phức tạp, vì vậy cần thiết kế hệ thống rõ ràng, minh bạch và dễ sử dụng để mọi người có thể đóng góp và triển khai ý tưởng hiệu quả.
